I efteråret 2018 lejede vi nabokontoret og har dermed udvidet vores kontor med yderligere 200 kvadratmeter. I praksis er det et stort nyt lokale, i forlængelse af det gamle kontor. Rummet har blandt andet to store mødelokaler, der også kan bruges som projektrum.

En stor del af vores projekter er komplekse og tager tid. Det betyder at samarbejdet med vores kunder også er langvarige, og har mange forskellige faser.

Både i starten af et projekt og når vi nærmer os lancerering ved vi, at vi har brug for et mere intenst samarbejde. Vi kommer ofte ud og sidder hos kunden, men vi har opdaget at der er store fordele ved, at kunderne kan komme til os, og vi kan arbejde i såkaldte “war rooms” med minimale forstyrrelser.

Derfor har vi reserveret en del af vores nye plads til war rooms.

War rooms bruges til at sætte fart på en proces

War rooms er ikke en metode med en masse regler, som f.eks. SCRUM. War rooms er mere ideen om, at når der er pres på projektet, ved en deadline eller lancering, så sætter man sig sammen i et rum og arbejder sammen, til målet er nået.

War room er egentlig lånt fra presse- og krisekommunikationen, hvor en virksomhed går i war room det øjeblik de bliver ramt af en alvorlig krise. I det kommunikative war room har alle en bestemt rolle og specifikke opgaver, og det kan man også have i et projekt-war room, særlig hvis man er i et projekt der er under pres. Typisk vil projektlederen afgrænse nøjagtig hvad det er for opgaver vi løser i den tid vi er i war room, herunder også hvad vi skal lægge til side og ikke arbejde på. I et war room-forløb vil vi hele tiden spørge: “Hvad løser vi i dag? Hvad er færdigt, inden vi går hjem i dag?”.

Når vi har kunder i war rooms i vores lokaler, er fordelene for dem at:

• de er væk fra kontoret og bliver ikke forstyrret af en række andre projekter
• arbejdet bliver fokuseret, når alle der er i war room’et arbejder på det samme problem – og dermed også mere effektivt
• de har adgang til hele Greener Pastures-teamet og kan derfor løse langt flere arbejdsopgaver end hvis man skal booke møder til det ene og det andet
• via white boards, stickers, wireframes og andre illustrationer giver War Room’et helt fysisk et fokus på projektet

Når vi bruger 2-3 dage i war room i fællesskab med kunden, skabes der ofte en meget stærk fælles forståelse for projektets situation og for vejen frem.

Men måske endnu vigtigere: War Room’et skaber en relation imellem de forskellige projektdeltagere, som er med til at opbygge den nødvendige tillid, der er så afgørende for et projekts succes. War Rooms fungerer bare så meget bedre end teambuilding events, til at opbygge sociale relationer i et fagligt funderet team.

Hvornår kan man gå i war room?

Der er ikke noget tidspunkt hvor man ikke kan gå i war room – så længe der er arbejde der skal laves. Men der er naturligvis faser i processen, hvor 1-3 dage i war room kan være både nyttigt, effektivt og sjovt.

• Koncept & krav: I den indledende fase bruger vi vigtig tid på at afgrænse appens koncept og scope, beskrive MVP’en og de grundlæggende tekniske krav. Det er afgørende for et godt resultat at det er velbeskrevet, men også at kerneteamet deler en forståelse af, hvad det er vi skal lave. Her er et war room en virkelig god idé, fordi vi dermed gør processen kort og energifyldt – hvilket matcher meget godt, hvordan man altid har det i starten af et nyt projekt
• Milepæle: Op til større milepæle og leverancer, kan et war room sikre at man når i mål med mere, end man havde troet. Og at der bliver afsluttet flere detaljer.
• Q&A og test: Forskellige typer af test, uanset om det er de kvalitative brugertest, de detaljerede funktionstest og modtagertest, eller den helt rå Q&A, så er det særdeles velegnet til war room. En løbende detaljeret drøftelse af resultaterne, mens de opstår, og hvordan vi skal løse eventuelle problemer, er en meget effektiv måde at bruge tiden
• Soft launch / hypercare: Når vi lægger appen live i en soft launch, følger gerne en hypercare periode, hvor vi holder øje med hver eneste brug af appen og eventuelle problemer. De første par dages hypercare er god at tage som et fælles war room
• Problemer: Alle typer af problemer, tekniske, designmæssige, indholdsmæssige osv, løses mest effektivt med et war room

Kig ind, næste gang du er i Nyhavn (i kontortiden), så vil vi gerne vise vores nye war rooms frem.