I denne Coronatid har Greener Pastures, ligesom stort set alle andre virksomheder, også måttet lægge vores arbejdsrytme og samarbejdsform om for at kunne samarbejde og for samtidigt at  holde afstand. Vi har arbejdet hjemmefra under hele forløbet. For os har ændringen ikke været så stor, idet måske halvdelen af vores møder før krisen også var online, og stort set alle teams består af deltagere fra flere virksomheder. Men alligevel har vi måttet justere og ændre relativt meget på vores hverdag.

Her er et par lessons learned, som måske kan bruges til inspiration for andre.

Vi har indført nye retningslinjer for vores online samarbejde:

• Hver dag kl. 9:00 holder vi et kort all-hands online møde, hvor vi siger godmorgen og en partner fortæller om, hvad der er nyt. Det fungerer godt lige at komme i gang sammen, og mødet er en optakt til de obligatoriske projektstatusmøder, vi holder umiddelbart efter. 
• Vi har altid holdt et dagligt Standup-møde på alle projekter. Disse møder er blevet endnu vigtigere nu, fordi den informelle koordination er forsvundet.
• Alle projektdeltagere – helst også kunderne – skal have et videokamera og et godt headset. Online møder hvor alle har tændt deres kameraer er markant bedre end “Conference calls”, hvor man kun kan høre de andre. Min vurdering er, at møder, hvor alle har et tændt kamera, bliver både mere effektive og kortere. Mødedeltagernes koncentration er højere, og man fanger flere nuancer i dialogen.
• Alle projektdeltagere skal have styr på hvordan man starter skærmdeling, muter osv. for at vi ikke spilder hinandens tid. Det at holde gode online møder er noget man skal investere lidt tid i at blive god til.
• Medarbejdere opfordres til at komme 5-10 minutter før et online møde. Tiden inden et møde starter er en god lejlighed til den uformelle snak, som er afgørende for et godt team. 
• Hver anden dag har vi et virtuelt Coffee Break-møde. Et ikke-obligatorisk møde, uden agenda. Formålet er at skabe fællesskab. Vi har også eksperimenteret med vituelle fredagsøl og spil – uden dog helt at have fundet en god formel for dette endnu. 
• Medarbejder opfordres til at dele mere på de kommunikationsplatforme  vi bruger. Især dele flere delresultater og udfordringer, så der er noget at samarbejde om.

De værktøjer, vi anvender, er de samme, som vi brugte før Corona-krisen. Vi er bare blevet endnu mere afhængige:

• Videomøder. Google Meet eller Microsoft Teams til Online Møder. Begge løsninger har både en god videokvalitet og gode muligheder for at dele skærme. Begge løsninger fungerer langt bedre end Slacks eller Skypes online-møder. 
• Flow-tool. Vores klart foretrukne flow-tool er Slack. Hvert projekt har en Slack-kanal, de forskellige faggrupper har en Slack-kanal (Android, iOS, design etc.), og vi har fælles kanaler. For nogle kunder bruger vi Microsoft Teams. Min erfaring er, at Slack er klart at foretrække, fordi værktøjet er mere modent og har en langt bedre brugervenlighed end Teams. For virksomheder der allerede har købt ind på den store Microsoft-pakke, er der nogle klare fordele ved Teams. .
• Udviklingstool. Som udviklere anvender vi enten GitLab, Jira eller Azure DevOps til at styre udvikling, repositories og deployment. Der er ikke noget nyt her. 
• Dokumentation. Alle udviklingstools har en wiki eller et andet dokumentations-værktøj. Der er ikke noget nyt her, men det, at alle arbejder hjemme, gør det bare endnu mere klart for alle, hvor vigtigt fælles standarder og en høj disciplin er for dokumentation. Remote arbejde forudsætter en høj grad af fælles processer og standarder for udviklingen. Har man ikke dette, så løber man hurtigt ind i problemer i udviklingsprocessen.

For os har de største udfordringer under Coronakrisen været:

• At det som projektleder eller leder er sværere at få en klar fornemmelse for, hvor den enkelte medarbejdere er. Personligt savner jeg at tjekke ind med hver enkelt fra projektet på en uformel måde.
• At nogle medarbejdere har nogle rodede dage – især medarbejdere med små børn, hvor hverdagen begynder at flyde ud. Her opfordrer vi medarbejdere til at sætte hverdagen i system og lægge børnepasningstid ind i kalenderen. At passe små børn samtidigt med, at man holder møder eller udvikler, er bare ikke realistisk. 
• Workshops, salgsmøder, jobinterviews og indkøring af nye medarbejdere. Der er bare nogle situationer, hvor fornemmelsen for, hvor de andre mødedeltager er, er endnu vigtigere. Vores erfaring er, at især workshops skal forberedes endnu mere, og de må ikke blive for lange, da det simpelthen ikke er effektivt at have online møder længere end måske 3 timer.

Som alle andre glæder vi os til, at vi igen får en normal hverdag, hvor man kan give hånd og mødes ved kaffemaskinen.  Men en positiv ting er, at vi er blevet endnu bedre til at samarbejde online. Og der er masser af Lessons Learned på dette felt, som vi ligesom mange andre helt sikkert vil tage med, når denne Corona-undtagelsessituation er ovre. Forhåbentligt snart.